E-office là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp

Văn phòng điện tử (hay còn gọi là văn phòng điện tử) là hình thức quản lý doanh nghiệp từ xa được nhiều nhà lãnh đạo quan tâm. Đặc biệt là vào thời điểm các thành phố lớn đang đứng trước nguy cơ xa cách xã hội do tình hình bùng phát dịch covid-19 ở Việt Nam vô cùng phức tạp. Vậy e-working mang lại lợi ích gì cho các doanh nghiệp trong thời buổi khó khăn này?

Chúng ta cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Bạn Đang Xem: E-office là gì? Lợi ích của văn phòng điện tử trong vận hành doanh nghiệp

1. Văn phòng điện tử là gì?

Sự ra đời của thuật ngữ

e-office hay văn phòng điện tử đánh dấu sự chuyển đổi từ mô hình quản lý truyền thống sang mô hình quản lý trực tuyến như một điều kiện tiên quyết cho quá trình chuyển đổi. Số doanh nghiệp.

Văn phòng điện tử là ứng dụng tích hợp đầy đủ các nhu cầu về điều hành, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, nội vụ, tạo lập và quản lý hồ sơ, tài liệu. Tài liệu, lập lịch, báo cáo và hơn thế nữa, được thiết kế để thay thế và hiện đại hóa các phương pháp quản lý thông tin truyền thống.

Tất cả các tài liệu, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được tạo, phê duyệt và lưu trữ trên nền tảng trực tuyến tập trung, với mục tiêu cốt lõi là tạo ra một “văn phòng không giấy tờ” giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng xử lý hồ sơ trên điện thoại mọi lúc, mọi nơi. Trong trường hợp phải làm công tác phòng chống dịch tại nhà, 100% hồ sơ, tài liệu vẫn được xử lý ngay để đảm bảo không ảnh hưởng đến tiến độ công việc của người lao động.

2. Sự khác biệt giữa văn phòng điện tử và chế độ quản lý “giấy” cũ

3. Ưu điểm của văn phòng điện tử fastwork trong quản lý doanh nghiệp

Một trong những công cụ giúp các doanh nghiệp xây dựng văn phòng điện tử là văn phòng điện tử fastwork. Hiệu quả của văn phòng điện tử văn phòng điện tử fastwork đã được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chứng minh.

Giảm thiểu chi phí ẩn trong doanh nghiệp của bạn

Đại dịch covid-19 ở Việt Nam đã ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp khó khăn về doanh thu sau sự ra đời của covid-19. Các chi phí không cần thiết phải được giảm thiểu.

Tuy nhiên, cách quản lý kiểu cũ tốn rất nhiều tiền để mua giấy, mực in, đầu tư vào thiết bị lưu trữ, v.v. Chưa kể đến chi phí sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ đồng hồ hẹn giờ vân tay, lãng phí thời gian do tiến độ công việc chậm hoặc chi phí tăng ca.

Xem Thêm : Free cash flow là gì? Như thế nào là Free cash flow tốt?

Với bộ công cụ văn phòng điện tử fastwork, doanh nghiệp sẽ không mất bất kỳ chi phí “thừa” nào và quan trọng nhất là 1 năm sử dụng sẽ tốn ít hơn 1 lần chấm công bằng vân tay của máy tính.

Xem thêm : Giới thiệu, Đánh giá chi tiết về 7 phần mềm tính lương hàng đầu

Văn phòng điện tử tối ưu hóa thời gian xử lý của nhân viên

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng chấm công bằng vân tay, kết xuất dữ liệu qua bảng tính excel, sau đó tính lương theo cách thủ công, gặp các trường hợp sau:

• Quá trình tổng hợp các trường hợp đến muộn, về sớm, làm thêm giờ, nghỉ phép, v.v. để hoàn thành bảng chấm công chi tiết của nhân viên tốn quá nhiều thời gian
• Mỗi vị trí sử dụng một hệ thống lương khác nhau nên việc tính lương hàng tháng rất vất vả và căng thẳng cho bộ phận kế toán.
• Trước khi gửi cho sếp phê duyệt, nó cũng phải được chuyển cho nhân sự xem xét để xử lý các vấn đề và khiếu nại. Quy trình rườm rà này đòi hỏi sự hợp tác của nhiều cá nhân, bộ phận, không chỉ tiêu tốn nguồn lực mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và hiệu quả hoạt động của các bộ phận nghiệp vụ.

Và phần mềm văn phòng điện tử fastwork có thể giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách tự động tính lương theo cơ chế công khai do phần mềm cập nhật, giúp giảm thiểu sai sót và rủi ro. Đối với c & b, quản trị và bộ phận kế toán.

e-office c Quy trình kinh doanh chuẩn hóa – Hoạt động thuận lợi

Bộ công cụ văn phòng điện tử xây dựng quy trình làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng, chính xác giúp nhân viên làm những việc phù hợp, làm những điều đúng đắn và cải thiện hiệu suất kinh doanh cũng như nhóm tổng thể. Mọi báo cáo, ứng dụng, đề xuất cần được khởi tạo trên hệ thống, dựa trên hơn 100 bảng tính có sẵn, phân quyền chi tiết, phân công người theo dõi rõ ràng.

Cụ thể, nhân viên nhận được thông báo tức thì thông qua phần mềm sau khi khách hàng tiềm năng chấp thuận / từ chối hoặc chuyển tiếp thông báo đó cho ai đó. Hệ thống tự động cảnh báo cho bạn về bất kỳ nhiệm vụ quá hạn hoặc khẩn cấp nào, đảm bảo quy trình công việc luôn đúng tiến độ để đạt hiệu suất tối ưu.

Văn phòng điện tử

e-office: Khắc phục Hạn chế của Trao đổi Công việc qua email, zalo

Với phần mềm văn phòng điện tử, lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý giờ làm việc của nhân viên trên điện thoại di động, xem ai trực, ai vắng, nhân viên nào đi muộn, trễ bao nhiêu phút? Tất cả các đơn xin nghỉ phép và hướng dẫn thời gian cũng được hoàn thiện trên phần mềm, và không có email nào được gửi đi như trước.

Phần mềm văn phòng điện tử cung cấp môi trường giao tiếp thuận tiện bên dưới mỗi báo cáo, tránh thảo luận qua zalo, skype, dễ bị thiếu thông tin hoặc bị phân tâm bởi những cuộc trò chuyện không liên quan đến công việc. Công việc.

Hơn nữa, lợi ích của e-working là khả năng phân loại chi tiết, lưu trữ tệp vô thời hạn và giúp tìm thấy chúng nhanh chóng khi cần, thuận tiện hơn so với lưu trữ thủ công. Việc làm dễ bị thất thoát và vật tư thiết bị đắt tiền.

Xem Thêm : Ảnh hưởng của TRIFLURALIN

Bạn có thể quan tâm: Giới thiệu về yêu cầu làm việc nhanh – phần mềm quản lý đề xuất và phê duyệt điện tử

Hiệu quả khi làm việc từ xa – tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp

Nhờ môi trường làm việc kỹ thuật số, nơi tất cả thông tin và quy trình đều minh bạch và rõ ràng, nhân viên của bạn biết chính xác những gì phải làm và thời hạn để lên lịch đúng lúc. .Người quản lý theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân viên, nhanh chóng tìm ra những điểm nghẽn, từ đó phối hợp xử lý kịp thời. Ngay cả khi làm việc từ xa, hiệu quả kinh doanh vẫn được đảm bảo.

4. 5 Bước Cần thiết để Xây dựng Văn phòng Điện tử

Để tạo văn phòng điện tử cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể tham khảo 5 bước sau:

1. Hệ thống tài liệu đặc tả, quy trình xử lý nội bộ
2. Xác định một mô hình phù hợp
3. Lập kế hoạch thực hiện
4. Đào tạo nhân sự
5. Đo lường và đánh giá kết quả

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn xây dựng văn phòng điện tử cho doanh nghiệp từ a-z

5. Bộ Office Điện tử Toàn diện 4.0 dành cho Doanh nghiệp

Thuộc nền tảng quản trị công ty toàn cầu fastwork.vn, e-office là bộ văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp số hóa thành công tất cả các quy trình công cộng.

Bộ phần mềm văn phòng điện tử do fastwork cung cấp bao gồm:

1. fastwork faceid – phần mềm chấm công faceid (đầu tiên tại Việt Nam) : Sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt kết hợp với định vị bản đồ số GPS, một số phần mềm giúp cập nhật chính xác thời gian-hình ảnh-người-theo-thời-gian-thực địa điểm báo cáo thời gian. Tự động hóa các bảng thông thường để tối ưu hóa thời gian tổng hợp và truy xuất dữ liệu.
2. tính lương fastwork – phần mềm tính lương tự động : Tính lương tự động dựa trên dữ liệu tính lương hoàn chỉnh và công thức tính lương cho từng vị trí được cấu hình trên phần mềm.
3. phần mềm đề xuất nội bộ-yêu cầu fastwork : số hóa toàn bộ quy trình soạn thảo-trình duyệt đề xuất nội bộ như: thanh toán, tạm ứng, khen thưởng, luật khen thưởng, phân loại chi tiết, lưu trữ tập trung các đề xuất để hỗ trợ tìm kiếm thời gian làm việc nhanh chóng.
4. phần mềm thông báo tin tức fastwork & amp; giao tiếp nội bộ : Chuẩn hóa quy trình soạn thảo-phê duyệt-xuất bản thông báo nội bộ. Rút ngắn thời gian chuyển khoản và đảm bảo đúng người, đúng thông tin.
5. Phần mềm quản lý phân phối-tài liệu fastwork : Nhận và xử lý các tài liệu đến / đi một cách thống nhất trong toàn công ty để tránh thất lạc thư từ. Sắp xếp tài liệu thành từng nhóm để đảm bảo tính bảo mật và bí mật của tài liệu.
6. Phần mềm quản lý tài sản nội bộ fastwork : Quản lý toàn bộ tài sản của doanh nghiệp khoa học, tập trung trong một hệ thống trực tuyến, bao gồm hệ thống danh mục, kê khai đăng ký kiểm kê, quy trình sử dụng thông tin.
7. Phí Fastwork – Phần mềm Quản lý Thanh toán Nội bộ : Tất cả thông tin nhận / thanh toán được lưu trữ và quản lý trực tuyến. Hãy minh bạch hóa các khoản tiền, mọi người đều có trách nhiệm giải trình và tìm kiếm khi cần thiết, giảm những tổn thất không đáng có.
8. đặt phòng nhanh – phần mềm đăng ký sử dụng phòng họp, thiết bị dùng chung : Quản lý tất cả tài nguyên và lịch đăng ký trên một hệ thống để tập trung việc sử dụng tài nguyên trực tuyến. Việc đăng ký nhân viên dễ dàng và các nhà lãnh đạo nhanh chóng phê duyệt / từ chối mọi lúc, mọi nơi.
9. cuộc họp nhanh chóng – phần mềm quản lý cuộc họp trực tuyến : Hỗ trợ hiệu quả việc quản lý tổ chức, lưu trữ nội dung cuộc họp – giúp mọi cuộc họp diễn ra thành công và hoàn thành mục tiêu cuộc họp.

9 ứng dụng ở trên được đồng bộ hóa trên một nền tảng duy nhất, với các phiên bản ứng dụng web và ứng dụng dành cho thiết bị di động. Triển khai phương án xây dựng văn phòng điện tử thông qua phần mềm cụ thể trong doanh nghiệp có thể xóa bỏ văn phòng truyền thống, từng bước hoàn thiện văn phòng điện tử, tiến tới số hóa doanh nghiệp và chuyển đổi số.

Bộ giải pháp trên áp dụng cho:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Các doanh nghiệp muốn số hóa và chuyển đổi kỹ thuật số toàn bộ hoạt động kinh doanh của họ
• Doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình quản lý và tối ưu hóa chi phí hoạt động

Một số loại khách hàng nhất định

• Khối Nhà nước: Cấp nước Thành phố, Điện lực Quảng Ninh, Bệnh viện Trung ương, Trường học …
• Doanh nghiệp: vnpost, vpbank, vietinbank, metromart, honda, cmc Corporation, 10 textiles, seongon, acefic5, thinh, sc vietnam …

Quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm về phần mềm xây dựng văn phòng điện tử vui lòng liên hệ hotline: 0983 089 715 hoặc đăng ký tại đây!