Starting the Journey towards Process Based Management

Tại mỗi phiên động não bpm, có một cuộc thảo luận liên tục về cách các tổ chức có thể cải thiện quy trình của họ và chuyển sang trọng tâm quy trình. Điều này không phải là mới. Kể từ khi xuất bản cuốn Tái cấu trúc công ty vào năm 1993 bởi michaelhammer và james champy, hầu hết các tổ chức đã tập trung vào khía cạnh quy trình của công việc và cách tiếp cận lấy quy trình làm trung tâm để cải tiến.

Kể từ đó, chúng tôi đã tiếp tục chú trọng đến quản lý chất lượng tổng thể và nhiều yếu tố của tiêu chuẩn hói, cũng như sự xuất hiện của các phương pháp cải tiến quy trình như Tích hợp mô hình trưởng thành 6 sigma, Lean và Năng lực. Trong 5 năm qua, chúng ta đã thấy sự xuất hiện của các công cụ bpm giúp các tổ chức áp dụng công nghệ để kích hoạt, cải tiến và quản lý các quy trình.

Bạn Đang Xem: Starting the Journey towards Process Based Management

Hầu hết các tổ chức hiện hiểu sự cần thiết phải cải tiến và quản lý các quy trình của họ. Tuy nhiên, ít người làm như vậy trên cơ sở kỷ luật, liên tục. Nhiều khi các dự án được bắt đầu để cải tiến các quy trình và khi hoàn thành “thành công”, chúng sẽ tối ưu hóa hiệu suất của một hệ thống hoặc tổ chức lớn hơn. Chúng tôi cũng thấy rằng các nỗ lực cải tiến quy trình được coi là sự kiện diễn ra một lần, thay vì nỗ lực liên tục để duy trì và mở rộng quy mô cải tiến với cấu trúc và cam kết tại chỗ. Cải tiến các quy trình và sau đó là quản lý hiệu suất của các quy trình riêng lẻ là điều đáng khen ngợi. Tuy nhiên, một tác động lớn hơn và lâu dài hơn đến từ việc quản lý danh mục quy trình của tổ chức theo cách tích hợp: trở thành một tổ chức dựa trên quy trình.

Chúng tôi định nghĩa Quản lý dựa trên quy trình (pbm) là một phương pháp quản lý toàn diện hướng dẫn hành động và tư duy của tổ chức. Phạm vi của pbm rộng hơn việc quản lý một quy trình đơn lẻ. Một tổ chức dựa trên quy trình nhận thức rõ ràng rằng tổ chức đó thiết kế, quản lý và giám sát tất cả các quy trình để tối ưu hóa việc cung cấp giá trị cho khách hàng. Các tổ chức dựa trên quy trình sử dụng điều này như một triết lý và chiến lược hướng dẫn để tạo sự khác biệt và vượt trội so với các đối thủ cạnh tranh của họ.

Chẩn đoán trước khi kê đơn!

Đúng, dựa trên quy trình là một thách thức. Cuộc hành trình này sẽ không sớm xảy ra. Nó đòi hỏi cam kết, thời gian và kế hoạch toàn diện.

lộ trình thực hiện pbm

Được thiết kế để cải thiện cơ hội thành công trên hành trình này. Lộ trình hướng dẫn các tổ chức theo đuổi quy trình dựa trên quy trình và khả năng duy trì thành công.

Tuy nhiên, nhiều tổ chức cố gắng chỉ định, mà không có chẩn đoán chính xác, một cách tiếp cận hoặc công cụ cụ thể mà họ tin rằng có thể chuyển thành công tư duy và cấu trúc của tổ chức sang tư duy dựa trên quy trình. Bạn sẽ không đến bác sĩ và nhận đơn thuốc mà không đánh giá trước các triệu chứng của mình – nó đe dọa đến tính mạng!

Xem Thêm : Set Avatar trên Facebook là gì

Để cho phép các tổ chức chẩn đoán hiệu quả tiến độ của họ trong việc thực hiện tư duy dựa trên quy trình, chúng tôi đã dẫn đầu nghiên cứu về chương trình Quản lý dựa trên quy trình (pbm) của Alliance for Advanced Management International (cam-i), kéo dài hơn 4 năm được phát triển đánh giá toàn diện PBM và lộ trình thực hiện kịp thời.

Đánh giá PBM toàn diện được thể hiện trong Hình 1 cho phép các tổ chức đánh giá toàn diện tiến trình PBM của họ trên nhiều lĩnh vực và cung cấp khả năng chẩn đoán hoàn chỉnh.

Đánh giá pbm Hình 1

-nhấp chuột để xem nhóm chính sách quy trình imageecopyright 2009 và cam-i

Cũng như bạn không muốn đến bác sĩ để được chẩn đoán mà không có một số phương pháp điều trị, bạn sẽ không thể đánh giá nếu không có một số loại theo dõi. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã phát triển một Lộ trình thực hiện PBM để hướng dẫn các tổ chức cách giải quyết các lỗ hổng được xác định trong đánh giá.

Lộ trình thực hiện

Như thể hiện trong Hình 2, lộ trình được tổ chức theo bảy giai đoạn và sáu con đường kết nối chúng. Các giai đoạn này đại diện cho các cấp độ chính của việc triển khai pbm. Các đường dẫn này chứa một loạt các bước chi tiết mà một tổ chức tuân theo để chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Mỗi bước cung cấp cái gì, tại sao, ai và như thế nào của các hành động được quy định, cũng như các công cụ được sử dụng và kết quả được tạo ra.

Figure 2: Pathways and Stages – click to view imageCopyright 2009 Process Strategy Group and CAM-I

Chiến lược của tổ chức và mức độ pbm hỗ trợ việc đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức, cho biết mức độ pbm nên được thực hiện.

Xem Thêm : Có nên cài đặt và cá cược trên app Fun88?

Nhưng bạn bắt đầu phát triển lộ trình của mình như thế nào? Bằng cách sử dụng kết quả đánh giá PBM, các tổ chức có thể nhắm mục tiêu các mục tiêu cụ thể còn tồn tại những khoảng cách để cải thiện cơ hội thành công của họ. Hầu hết các tổ chức đã và đang làm việc để cải thiện quy trình của họ. Tuy nhiên, nền tảng để tư duy quy trình bén rễ trong tổ chức vẫn chưa được thiết lập. Đánh giá sẽ xác định các bước cần thiết để xây dựng nền tảng này. Các bước bắt buộc này có thể được thực hiện theo bất kỳ lộ trình nào, chẳng hạn như nhiều tổ chức đang thực hiện một quy trình nhưng chưa thành lập nhóm vận động quy trình (đây là bước đầu tiên trong lộ trình khám phá)

Đối với những tổ chức mới bắt đầu một cuộc hành trình, hãy bắt đầu khám phá con đường khi bắt đầu lộ trình.

Khám phá các con đường

Hình 3: Tóm tắt Đường dẫn Khám phá Copyright 2009 Process Policy Group và cam-i

Các hành động chính được xác định

Dựa trên nghiên cứu, tư vấn, nghiên cứu điển hình và kinh nghiệm của chúng tôi với các công ty thành viên, chúng tôi đã xác định một số yếu tố chính mà tổ chức cần giải quyết để chuyển sang tư duy xử lý thành công và trở nên dựa trên quy trình. Mặc dù lộ trình bao gồm hơn 100 bước riêng lẻ trên 6 con đường, đây là một số bước khám phá chính mà các tổ chức cần giải quyết trong hành trình pbm của họ (Hình 3).

• Hình thành một nhóm vận động theo quy trình. Trừ khi bạn đã có một nhóm dẫn đầu công việc theo quy trình, bạn sẽ cần thành lập một nhóm ủng hộ cách tiếp cận quy trình. Ở giai đoạn này, nhóm không chính thức và bao gồm những người tin tưởng sẵn sàng cống hiến thời gian và năng lượng của họ cho tầm nhìn của quá trình. Một trong những người ủng hộ quy trình có thể đã dẫn đầu cuộc đánh giá khối lượng công việc.
• Đánh giá tổ chức. Như đã đề cập ở trên, đánh giá pbm là một trong những bước đầu tiên mà tổ chức sẽ thực hiện khi quyết định bắt đầu quy trình. Đánh giá sẽ được tổ chức như sau:
  • Xác định mức độ sẵn sàng: Xác định bất kỳ trở ngại nào cần được giải quyết trước khi quá trình có thể cố gắng tiến lên.
  • Xác định cấp độ của các quy trình quản lý hiện tại của tổ chức bạn. Có một số quy trình đang được quản lý, hoặc có nhiều nỗ lực bởi nhóm xử lý không? Quy trình quan trọng của bạn có chủ sở hữu quy trình không
  • Bạn có thấy tổ chức khác với biểu đồ tổ chức không?
  • Xác định các chương trình và thành phần hiện có để tận dụng. Mọi tổ chức đều có nhiều chương trình, chương trình, công cụ và thành phần đang được áp dụng hoặc đang thực hiện. Đừng phát minh lại bánh xe. Tận dụng tối đa các nguồn lực hiện có của bạn và sử dụng chúng để phát triển công việc của bạn.
  • Xác định các lỗ hổng triển khai cần được giải quyết. Xây dựng một kế hoạch để giải quyết những khoảng trống này để hướng tới sự tiến bộ.
  • Xây dựng kế hoạch thực hiện. Nhóm vận động sẽ phát triển và sử dụng kế hoạch để đưa ra trường hợp cho quy trình cho nhóm rộng lớn hơn trong công ty. Chương trình sẽ thúc đẩy nỗ lực của quá trình để đạt được các mục tiêu đã được những người ủng hộ lãnh đạo cấp cao nhất trí. Kết quả đánh giá sẽ được đưa vào các bước tiếp theo để giải quyết các lỗ hổng đã xác định.

  Với sự hỗ trợ của lãnh đạo và lập kế hoạch triển khai phù hợp, bạn có thể chuyển tổ chức của mình từ con đường khám phá sang con đường nền tảng.

  Tiếp theo là gì

  Trong một bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ thảo luận về con đường tiếp theo, Nguyên tắc cơ bản. Lộ trình này bao gồm một số bước phải được thực hiện để làm cho nỗ lực của bạn kéo dài hơn so với dự án ban đầu.

  Để biết thêm thông tin về lộ trình và đánh giá pbm, hãy truy cập www.processstrategygroup.com. Ngoài ra, hãy xem các bản trình bày đã lưu trữ trước đây của chúng tôi trên bpminswoman.org.