Có lẽ nếu đã từng tiếp xúc với cách làm việc của người Nhật thì ai cũng biết quy tắc về giờ giấc trong làm việc nhóm. Khi còn đi học, tôi cũng đã giao lưu với nhiều tiền bối đã từng làm việc tại Nhật Bản, các tiền bối Nhật Bản đã nghe nói về quy tắc này và dần dần có thói quen thực hiện nó.
Nếu để ý, bạn sẽ thấy trên thế giới, các công ty Nhật Bản có phong cách làm việc nhóm rất chuyên nghiệp. Người Nhật khi tiếp xúc cũng thấy họ đều là những người có tinh thần tập thể cao. Có thể thấy điều đã làm nên “kỳ tích Nhật Bản” của thế kỷ 20, phần lớn nhờ vào sự chăm chỉ và tinh thần đồng đội cao độ của người Nhật chứ không phải sự sáng tạo của họ.
Bạn Đang Xem: Quy tắc Hou-Ren-Sou trong làm việc nhóm của người Nhật Bản
1. Quy tắc tìm kiếm hàng giờ là gì?
Trước hết, có thể hiểu TimeLink là quy tắc giao tiếp cơ bản giữa các thành viên trong nhóm.
- hou (bao) là viết tắt của houkoku (report): có nghĩa là báo cáo.
- ren (lian) là viết tắt của renraku (contact): nghĩa là kết nối.
- sou (xiang) là viết tắt của soudan (nói chuyện): có nghĩa là thảo luận.
- Báo cáo ngay với trưởng nhóm gần nhất (trong một nhóm, trưởng nhóm trực tiếp là trưởng nhóm).
- Báo cáo ngắn gọn tình huống gặp phải và tình trạng của sự cố.
- Định hướng giải quyết vấn đề mình đang gặp phải: cách giải quyết, cách giải quyết… Nếu có nhiều cách giải quyết, hãy báo cáo cấp trên để chọn cách giải quyết tốt nhất, cả nhóm cùng làm theo cách giải quyết. .
Tìm kiếm hàng giờ chỉ đơn giản là: báo cáo-liên hệ-thảo luận.
2. Làm thế nào về tìm kiếm hàng giờ?
Tôi đã tự hỏi một lúc rồi, tại sao quy tắc giao tiếp có vẻ đơn giản này được lặp đi lặp lại như một điều kiện tiên quyết để điều hành một nhóm hiệu quả? kết quả? Thường thì khi làm việc nhóm, mọi người vẫn báo cáo, giao tiếp và thảo luận.
Có một thời gian tôi nhận thấy một điểm trong sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm, đặc biệt là giữa các trưởng nhóm và các thành viên khác, tôi nhận thấy rằng kết quả của việc cải thiện hoạt động nhóm hiệu quả phần lớn là do cách giao tiếp và cách giao tiếp của chúng tôi với nhau. Trong quá trình này, tôi đã nhận ra một số phương pháp hay nhất để sử dụng các quy tắc trên.
Một. Báo cáo (houkoku -):
Xem Thêm : Gót sen
Có một câu chuyện mà tôi đã được nghe rất nhiều từ các tiền bối của mình. Nó như thế này:
Các kỹ sư Việt Nam và Nhật Bản (thường là người nước ngoài) thường có sự khác biệt nhỏ trong làm việc nhóm. Đó là khi trưởng nhóm giao một phần công việc chung của cả nhóm. Chỉ là một trong một số mô-đun mà nhóm phải hoàn thành cùng nhau trong một khung thời gian nhất định.
Thông thường, trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, gặp phải những vấn đề khó khăn, đặc biệt là những vấn đề kỹ thuật, các kỹ sư Việt Nam thường cố gắng tự mình giải quyết vấn đề đó. Cách làm của nó không tệ chút nào, nhưng nếu câu đố đó, khi nó không thể giải được, sắp đến thời hạn giao hàng cho khách hàng và một mô-đun chưa được hoàn thành, thì cả nhóm hoàn toàn khi bế tắc, trong trường hợp đó, Các thành viên khác trong nhóm giúp giải quyết vấn đề, có thể đã quá muộn. Vì vậy, nhiều khi gặp một vấn đề khó giải quyết, các kỹ sư phần mềm thường có thói quen:
b. Liên hệ (renraku -):
Tiếp tục với tình huống trên. Thường thì khi gặp sự cố, trong khi báo cáo cấp trên, bạn cũng phải trao đổi với các bên liên quan để họ thông báo về tình trạng công việc đang làm. Tại đây, ngoài việc báo cáo với trưởng nhóm, kỹ sư thường xuyên trao đổi với các thành viên trong nhóm đang xây dựng các module khác liên quan đến module vấn đề, để họ nắm được tình hình và góp phần giải quyết vấn đề. Thường thì giao tiếp ở đây tương tự như báo cáo. Nếu có giao tiếp cá nhân giữa hai người (giao tiếp một đối một) và tiếp xúc cá nhân với những người khác trong nhóm (1-n) trong quá trình giải quyết vấn đề, thì nội dung chi tiết hơn có thể được truyền đạt.
c. Thảo luận (soudan -):
Xem Thêm : Oản tài lộc là gì? Cách bài trí oản tài lộc trên bàn thờ Thần Tài
Khi bạn đã báo cáo sự việc và liên hệ với các bên liên quan mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết, hoặc chưa có hướng giải quyết thỏa đáng, lúc này cả nhóm họp để trao đổi trực tiếp và đưa ra giải pháp. Giải pháp tốt nhất cho vấn đề và tiếp tục hoàn thành công việc. Bài viết này có thể không đi vào chi tiết thảo luận hoặc giải quyết vấn đề. Các kỹ năng, kinh nghiệm thảo luận, giải quyết vấn đề nhóm, có thể vận dụng linh hoạt trong nhiều tình huống khác nhau (Mình sẽ cố gắng học hỏi và trao đổi với các bạn trong bài viết trên blog).
Sau một thời gian được dẫn dắt đến làm việc trong một nhóm nhỏ (một số dự án nhỏ về nhóm này và các hoạt động khác) và được tiếp xúc với quy tắc này, tôi cảm thấy rằng báo cáo-giao tiếp-thảo luận không phải trải qua tất cả các bước mọi lúc, hoặc theo một thứ tự cứng nhắc, Ứng dụng linh hoạt. Có thể đơn giản như, khi gặp khó khăn, bạn lập tức báo cáo với trưởng nhóm, đưa ra hướng giải quyết, nếu hợp lý và trưởng nhóm đồng ý thì bạn giải quyết luôn vấn đề đó. Hoặc khi báo cáo, bạn trao đổi với trưởng nhóm, tức là thảo luận. Có thể ngay cả trong quá trình phỏng vấn, bạn cho các bên liên quan biết thông qua cuộc phỏng vấn của bạn với trưởng nhóm rằng bạn đã trao đổi với đồng đội của mình.
3. Một số lưu ý về tìm kiếm theo giờ
Theo ý kiến của tôi, điều khiến Tìm kiếm theo giờ trở nên hiệu quả là bạn có thể báo cáo sự cố một cách nhanh chóng và cả nhóm đều biết bạn đang làm gì. Vì vậy, có lẽ điều quan trọng nhất khi làm việc nhóm là thông báo cho trưởng nhóm và các thành viên khác về vấn đề càng sớm càng tốt. Với xu hướng hiện tại, việc để vấn đề tự giải quyết (ý kiến mang tính cá nhân) không phải là một ý kiến hay.
Cả nhóm đều nhận thức được tiến độ của công việc, cho phép cả nhóm cùng nhau thay đổi hướng đi và đưa ra những cách tốt hơn và dễ dàng hơn để giải quyết vấn đề.
Thông tin liên lạc trong nhóm phải ngắn gọn và tuân theo các quy tắc 5w1h: cái gì, ở đâu, khi nào, tại sao, ai và như thế nào. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm giải quyết các vấn đề và hướng dẫn một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Các nhóm có thể đồng ý về các quy tắc ghi chú chung hoặc công cụ ghi chú chung, chẳng hạn như bản đồ tư duy, để tạo điều kiện giao tiếp.
hourensou có lẽ là quy tắc giao tiếp cơ bản nhất và hay nhất trong nhóm mà tôi biết (cho đến nay), tôi cũng đã nghiên cứu nhưng chưa tìm ra quy tắc giao tiếp tương đương nào từ các luồng văn hóa khác (có thể do kiến thức còn hạn chế). Mong rằng qua những chia sẻ trên sẽ có những quy tắc giao tiếp hiệu quả trong nhóm của bạn.
Nguồn bài viết: http://www.aimnext.com.vn/vi/article/83/
Nguồn: https://anhvufood.vn
Danh mục: Kinh Nghiệm