Mô hình cuộc họp Town Hall

Giao tiếp với nhiều khán giả hơn

Bạn đã bao giờ tham dự một hội nghị hoặc nói chuyện trong một tổ chức chưa?

Bạn Đang Xem: Mô hình cuộc họp Town Hall

Khi được thực hiện đúng, nó có thể thú vị, nhiều thông tin và tạo động lực. Nó mở ra một cuộc đối thoại mang tính xây dựng với đội ngũ lãnh đạo của tổ chức và giải quyết bất kỳ mối quan tâm hoặc mối quan tâm nào của mọi người.

Tuy nhiên, nếu được tổ chức kém, chúng có thể gây nhầm lẫn, riêng tư hoặc thậm chí gây khó chịu. Lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến năng suất.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về Tòa thị chính và thảo luận cách tận dụng tối đa các cơ hội mà tòa thị chính mang lại.

Chế độ họp của tòa thị chính là gì?

Ban đầu, người dân thị trấn sử dụng cuộc họp của tòa thị chính như một diễn đàn mở để thảo luận về các vấn đề chính trị, giải quyết các vấn đề và bỏ phiếu trực tiếp cho các quyết định ảnh hưởng đến họ. Ngày nay, nhiều tổ chức đã sử dụng định dạng này để giao tiếp với nhân viên của họ.

cuộc họp của tòa thị chính bao gồm một nhóm người – ví dụ: tất cả nhân viên trong một tổ chức hoặc bộ phận hoặc tất cả nhân viên làm việc trong một bộ phận cụ thể. Chúng thường được tổ chức ở những không gian rộng lớn như hội trường hoặc trung tâm hội nghị.

Các nhà lãnh đạo cấp cao thường tổ chức các cuộc họp này với nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ: bạn có thể sử dụng chúng để thông báo cho mọi người về tình hình hoạt động của tổ chức hoặc tiến độ thực hiện các mục tiêu kinh doanh chính hoặc để thông báo và động viên mọi người. Những cuộc họp này cũng hữu ích nếu bạn cần đưa ra tin xấu: thông báo cho mọi người cùng một lúc sẽ giúp xóa tan những tin đồn và thông tin sai lệch.

Nói một cách đơn giản, tòa thị chính là một cách để giao tiếp trực tiếp với nhân viên và giải quyết mọi vấn đề hoặc mối quan tâm của họ. Khi được tổ chức một cách hiệu quả, cuộc họp này có thể giúp ích rất nhiều trong việc truyền đạt thông tin quan trọng, cải thiện tinh thần của nhân viên, giảm hiểu lầm và nhận được phản hồi có giá trị.

Nhiều công ty tổ chức các cuộc họp thường kỳ của tòa thị chính với mọi người – ví dụ, hàng năm hoặc hàng quý – để thông báo về tiến độ của tổ chức. Bất cứ khi nào có tin tức quan trọng hoặc thú vị để chia sẻ, nhiều công ty sẽ nắm giữ nó.

Chuẩn bị cho cuộc họp của tòa thị chính

Các cuộc họp ở tòa thị chính rất hữu ích, nhưng nếu không được tổ chức hợp lý, chúng có thể lãng phí thời gian và tác động tiêu cực đến nhân viên. Sử dụng các chiến lược dưới đây để giúp bạn chuẩn bị cho các cuộc họp hiệu quả.

1. Xác định mục tiêu

   Điều đầu tiên cần làm là xác định mục tiêu đáp ứng .

   Ví dụ: bạn có muốn nói về tiến trình của tổ chức của bạn không? Bạn có muốn công khai cảm ơn ai đó hoặc một nhóm vì những nỗ lực của họ không? Hoặc, bạn cần chia sẻ tin tốt, tin xấu?

   Khi bạn nghĩ về mục tiêu của mình, đừng quên tương lai. Ví dụ, cuộc họp này là một cơ hội tuyệt vời để giải thích chiến lược và tầm nhìn của tổ chức trong vài năm tới. Đây cũng là cơ hội tốt để chấm dứt những tin đồn, nghi ngờ.

   Bạn phải giải quyết mối quan tâm của mọi người và đảm bảo rằng các cuộc họp bạn lập kế hoạch diễn ra hiệu quả và hấp dẫn với mọi người. Nếu bạn đã có những cuộc họp như thế này trước đây, hãy yêu cầu phản hồi về các lĩnh vực cần cải thiện. Bạn cũng có thể sử dụng khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên để hiểu mối quan tâm của mọi người và giải quyết chúng như một phần của cuộc họp.

   Ngoài các nhà lãnh đạo chủ chốt trong tổ chức của bạn, bạn có thể mời mọi người từ các phòng ban khác nhau nói về các dự án hoặc kinh nghiệm của họ trong vai trò của bạn. Từ đó bạn có thể phát triển ý thức gắn kết, tạo cơ hội cho mọi người được nói và rèn luyện kỹ năng thuyết trình và thuyết trình trước đám đông.

   Mẹo:

   Xem Thêm : Chuẩn Bị Bài Tiếng Anh Là Gì

   Bài viết Điều hành một cuộc họp hiệu quả có thể giúp bạn xác định các mục tiêu cuộc họp và đưa ra một thông điệp rõ ràng.

   1. Tạo chương trình làm việc

      Tiếp theo, tạo chương trình làm việc cho tòa thị chính để cho mọi người biết điều gì sẽ xảy ra và lý do họ cần tham dự. Chuẩn bị danh sách các điểm chính và xác định ai sẽ có mặt. Đây cũng là cơ hội tuyệt vời để bạn sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan

      Nghĩ về cách làm cho cuộc họp của bạn hấp dẫn hơn. Ví dụ: thay vì nói về những thay đổi sắp tới, bạn có thể thiết lập các cuộc phỏng vấn giả và yêu cầu các thành viên trong nhóm phỏng vấn quản lý cấp cao thông qua một phiên câu hỏi và câu trả lời được chuẩn bị trước. Bạn có thể bắt đầu các cuộc thảo luận, đưa nhóm lãnh đạo cấp cao lên sân khấu, trò chuyện và trả lời các câu hỏi. Hoặc bạn có thể chia khán giả thành các nhóm và để một người trong mỗi nhóm viết ra một câu hỏi.

      Hãy nhớ rằng các cuộc họp ở tòa thị chính cần cung cấp thông tin quan trọng và cần phải thú vị và hấp dẫn đối với những người tham dự.

      1. Chọn một vị trí thích hợp

         Khi chọn một địa điểm, hãy đảm bảo rằng nó có thể đáp ứng được số lượng người tham dự dự kiến. Nếu tổ chức của bạn lớn hơn hoặc cần duy trì tính liên tục của dịch vụ, hãy cân nhắc tổ chức nhiều cuộc họp trong cùng một ngày hoặc đặt phòng tại khách sạn hoặc trường đại học địa phương. Dù bạn chọn gì, hãy đảm bảo rằng mọi người đều có thể nghe rõ và vị trí đó thuận tiện cho càng nhiều người càng tốt.

         Ngoài ra, hãy quyết định cung cấp thức ăn, nước uống hay sử dụng màn hình lớn.

         Nếu bạn có văn phòng liên kết hoặc nhóm ảo, hãy cân nhắc phát cuộc họp qua Internet và cho phép mọi người đặt câu hỏi qua email hoặc điện thoại. Bạn cũng có thể muốn quay lại sự kiện dành cho các thành viên vắng mặt để xem lại sau.

         1. Tóm tắt Hiệu quả

            Trước tòa thị chính , hãy tóm tắt ngắn gọn nội dung cuộc họp và lý do tại sao sự tham dự của mọi người lại quan trọng. (Điều này đặc biệt quan trọng nếu đây là lần đầu tiên bạn dẫn chương trình.)

            Bạn nên thông báo trước cho tổ chức của mình về ngày và giờ để mọi người có thể chuẩn bị kỹ lưỡng và lên lịch cho công việc hàng ngày của họ. Cố gắng chọn những thời điểm mọi người không bận rộn hoặc đang đi nghỉ.

            Không phải ai cũng vui khi dành thời gian tham gia, đặc biệt là khi họ bận rộn. Xác định rõ mục đích của cuộc họp và giải thích lợi ích của mọi người có mặt.

            Khi gần đến giờ chiếu, hãy cung cấp cho mọi người một bản sao của chương trình và cho họ biết điều gì sẽ xảy ra.

            Trong và sau cuộc họp

            Thực hiện theo các chiến lược này.

            1. Nói đơn giản và trực tiếp

               Thật dễ dàng bị sa lầy trong việc tạo các bản trình bày phức tạp. Tuy nhiên, đây là một sai lầm phổ biến có thể khiến bạn mất kết nối với khán giả của mình.

               Thay vào đó, hãy khuyến khích mọi người giữ cho nó đơn giản. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của bạn là nói chuyện với mọi người và kết nối với họ. Đừng đọc thông tin từ các trang trình bày. Thay vào đó, hãy sử dụng các slide để củng cố những gì bạn đang nói.

               Hãy trò chuyện trực tiếp với mọi người. Bạn cần cho khán giả biết họ đang nhận được gì: đó là lý do tại sao họ cần lắng nghe.

               Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn nói đúng với trình độ của họ; lưu ý rằng không phải ai cũng có trình độ cao hoặc có chuyên môn sâu. Vui lòng tránh các thuật ngữ chuyên môn và thuật ngữ kỹ thuật.

               1. Xử lý xung đột một cách bình tĩnh

                  Các cuộc họp của tòa thị chính phải khuyến khích mọi người cởi mở hơn. Đây là cơ hội tuyệt vời để mọi người khiếu nại hoặc nêu vấn đề gây tranh cãi.

                  Xem Thêm : Nhị hợp là gì, Lục hợp là gì & Những điều cần biết về nhị hợp, lục hợp

                  Nếu mọi người có can đảm và mong muốn trò chuyện, điều đó có nghĩa là họ cởi mở và sẵn sàng trao đổi với bạn để giải quyết vấn đề. Khi mọi người lên tiếng, đó là một cơ hội, không phải là một mối đe dọa.

                  Học cách ứng biến và giữ bình tĩnh trước áp lực. Học các kỹ năng giải quyết xung đột và suy nghĩ về cách giải quyết xung đột trong các cuộc họp để bạn có thể hiểu những cách tốt nhất để giao tiếp với người khác và cởi mở giải quyết vấn đề.

                  Bạn cũng thực hành sử dụng tính năng nhập vai để xử lý loại tình huống này.

                  1. Trung thực

                     Đôi khi, bạn sử dụng cuộc họp ở tòa thị chính để thảo luận về các vấn đề khó khăn mà tổ chức của bạn phải đối mặt hoặc cung cấp tin xấu. Trung thực với mọi người, tránh tin đồn thất thiệt, hạ thấp tinh thần.

                     Cách truyền đạt tin tức đầy thách thức cũng rất quan trọng. Thay vì vẽ lên thông điệp, hãy xem xét ngôn ngữ cơ thể của bạn.

                     Khi bạn đã cung cấp những tin tức khó khăn nhất, hãy tập trung vào những điều tích cực. Hãy chân thành, thể hiện niềm tin của bạn vào tài năng của mọi người, và thảo luận về những gì bạn có thể và sẽ làm để vượt qua thử thách này. Tạo hy vọng và sứ mệnh cho đội.

                     1. Cung cấp cho mọi người tùy chọn trả lời

                        Đôi khi, mọi người tham dự cuộc họp của tòa thị chính với sự nghi ngờ. Nếu họ lên tiếng, họ có thể cảm thấy không thoải mái khi phàn nàn, đặt câu hỏi hoặc lo sợ về hậu quả.

                        Vì vậy, hãy đảm bảo cung cấp một số cách để phản hồi. Ví dụ: bạn có thể tạo một hộp thư nơi mọi người có thể gửi câu hỏi ẩn danh trong giờ giải lao. Sau đó, giải quyết một số vấn đề trong cuộc họp. Ngoài ra, bạn có thể khuyến khích mọi người đặt câu hỏi bằng email, IM hoặc Twitter trong khi những người khác đang trình bày.

                        1. Lưu ý

                           Một người được chỉ định ghi lại các vấn đề đã thảo luận, các câu hỏi mà mọi người đặt ra và các hành động mà bạn hoặc những người khác cần thực hiện.

                           Sau cuộc họp, hãy gửi nó cho mọi người trong tổ chức. Nó không chỉ củng cố những gì bạn đang thảo luận mà còn cho thấy rằng bạn và đội ngũ lãnh đạo của bạn phải chịu trách nhiệm về những cam kết mà họ đưa ra.

                           1. Làm theo lời khuyên

                              Nhân viên sẽ muốn biết rằng bạn và đội ngũ lãnh đạo của bạn đã xem xét những mối quan tâm và lời khuyên của họ tại tòa thị chính một cách nghiêm túc. Nếu bạn không theo dõi, bạn sẽ phá hủy lòng tin của họ.

                              Vì vậy, hãy đảm bảo giữ liên lạc với nhân viên sau cuộc trò chuyện và luôn được thông báo về những gì bạn đang làm để giải quyết vấn đề. Bạn có thể cập nhật trên blog hoặc mạng nội bộ của tổ chức mình, gửi email thường xuyên …

                              Ngoài ra, vui lòng tìm phản hồi về tiến trình của cuộc họp để nó có thể được cải thiện vào lần sau.

                              Những điểm chính

                              cuộc họp ở tòa thị chính là các cuộc họp toàn công ty, thường do quản lý cấp cao chủ trì, để truyền đạt thông tin quan trọng.

                              Để tổ chức một cuộc họp tại tòa thị chính l hiệu quả, hãy xác định mục tiêu, phát triển chương trình làm việc và chọn một địa điểm thích hợp. Ngoài ra, hãy cho mọi người biết những gì mong đợi.

                              Nói một cách đơn giản, hãy sử dụng càng ít trang trình bày càng tốt. Ngoài ra, hãy giải quyết xung đột một cách hiệu quả và trung thực, đồng thời cho phép mọi người phản hồi theo nhiều cách.

                              Cuối cùng, hãy đảm bảo lên lịch để mọi người ghi chú, theo dõi và thực hiện hành động để giải quyết các vấn đề được nêu ra trong cuộc họp.